Así es, por dentro, el informe que se entrega al terminar una auditoría operativa. Hemos inventado una empresa para poder enseñarlo entero sin revelar nada de ningún cliente: un fabricante B2B simulado de unos 60 empleados, con un ERP genérico, un CRM y hojas de cálculo. Lo que es real es la estructura: lo que recibes y en qué orden.
1. Resumen ejecutivo Datos simulados
En cinco días laborables se analizaron tres procesos de la empresa simulada. El coste anual teórico del tiempo dedicado a ellos es de 51.980 € (datos simulados). Si se automatizara solo la parte que las hipótesis de la sección 7 consideran recuperable, el tiempo liberado equivaldría a unos 34.040 € al año, con una inversión estimada de 11.500 €. Se recomienda empezar por el proceso 1, que concentra dos tercios del coste.
2. Mapa operativo Datos simulados
Así circula hoy un pedido en la empresa simulada, paso a paso y con quién interviene:
- Entra por correo. Lo lee una persona de comercial (herramienta: correo).
- Se copia a mano al ERP. La misma persona, o administración (herramienta: ERP).
- Se avisa a producción. Por correo o por teléfono (herramienta: correo).
- Producción consulta la disponibilidad. En una hoja de cálculo que alguien actualiza (herramienta: hoja de cálculo).
- Administración prepara la documentación. A partir de lo que hay en el ERP.
- Alguien actualiza el CRM. Cuando tiene tiempo.
- El cliente pregunta por el estado. Y alguien busca la información entre tres herramientas.
3. Problemas detectados y su coste Datos simulados
- Duplicidad: el mismo pedido se introduce en el correo, en el ERP y en el CRM.
- Esperas: producción trabaja con la información del día anterior.
- Conocimiento atrapado: una sola persona sabe cómo se aplican los descuentos especiales.
- Sistemas que no se hablan: el ERP y el CRM no están integrados.
Coste anual teórico del tiempo dedicado a cada proceso, calculado con los datos simulados que facilitaría la empresa:
| Proceso | Personas × horas/semana × €/hora × semanas | Coste anual teórico |
|---|---|---|
| Pedidos que se copian del correo al ERP | 3 × 10 h × 25 € × 46 | 34.500 € |
| Informe semanal de producción preparado a mano | 2 × 4 h × 30 € × 46 | 11.040 € |
| Alta de proveedores en tres herramientas | 1 × 5 h × 28 € × 46 | 6.440 € |
| Total (datos simulados) | 51.980 € | |
Es el coste del tiempo dedicado, no un ahorro garantizado: lo que se puede recuperar depende de la automatización viable, de los costes de implantación y de cómo se use el tiempo liberado.
4. Oportunidades y priorización Datos simulados
- Prioridad 1 · Pedidos del correo al ERP. Automatización con un agente de IA que lee el pedido, valida los datos y propone la carga, con revisión humana de los casos dudosos. Ataca 34.500 € al año. Inversión estimada (simulada): 6.000 €.
- Prioridad 2 · Informe semanal de producción. Integración que genera el informe desde el ERP sin intervención, sin IA. Ataca 11.040 € al año. Inversión estimada (simulada): 3.000 €.
- Prioridad 3 · Alta de proveedores. Un formulario único que alimenta las tres herramientas, sin IA. Ataca 6.440 € al año. Inversión estimada (simulada): 2.500 €.
5. Alternativas técnicas, con y sin IA
Para el proceso 1, el informe compara cuatro caminos antes de recomendar uno:
- Cambiar el proceso: pedir a los clientes que usen un formulario o un portal en lugar del correo. No hay que construir nada, pero depende de que los clientes lo adopten.
- Integración sin IA: solo funciona si los pedidos llegan en un formato estructurado, y en este caso no siempre llegan así.
- Agente de IA con revisión humana: lee el correo, extrae los datos, los valida con las reglas de la empresa y deja a una persona las dudas. Es la opción recomendada, combinada con el formulario para los clientes que quieran usarlo.
- No hacer nada: se mantiene el coste anual teórico del proceso y el riesgo de errores de copia.
6. Roadmap de 90 días Datos simulados
| Semanas | Qué se hace | Entregable |
|---|---|---|
| 1–2 | Acordar las reglas de validación y las excepciones del proceso 1 | Documento de reglas firmado por la empresa |
| 3–6 | Construir la automatización del proceso 1 y probarla con pedidos reales | Proceso 1 en producción, con supervisión |
| 7–9 | Informe semanal automático (proceso 2) | Informe en producción |
| 10–12 | Alta de proveedores (proceso 3) y comparación antes/después | Medición documentada |
7. Estimación de ROI con hipótesis explícitas Datos simulados
Las hipótesis están a la vista para que puedas discutirlas: proceso 1, se recupera el 60 % del tiempo (el resto es revisión de excepciones y control); proceso 2, el 80 %; proceso 3, el 70 %. Los porcentajes y las inversiones son simulados.
| Proceso | Tiempo recuperable al año (hipótesis) | Inversión estimada | Plazo de recuperación |
|---|---|---|---|
| Pedidos que se copian del correo al ERP | 60 % de 34.500 € = 20.700 € | 6.000 € | 3,5 meses |
| Informe semanal de producción preparado a mano | 80 % de 11.040 € = 8.832 € | 3.000 € | 4,1 meses |
| Alta de proveedores en tres herramientas | 70 % de 6.440 € = 4.508 € | 2.500 € | 6,7 meses |
| Total (datos simulados) | 34.040 € | 11.500 € | 4,1 meses |
Importante: es tiempo liberado, no dinero en caja. Solo se convierte en ahorro si ese tiempo se dedica a algo de más valor o si evita contratar. El informe real lo dice así y calcula el plazo con tus datos, no con estos.
8. Riesgos, supuestos y qué queda fuera del alcance
- Supuestos: las horas semanales son estimaciones de los responsables de cada proceso (simuladas) y se verificarían midiendo durante la auditoría.
- Riesgos: la calidad de los datos de clientes en el ERP y la variedad de formatos con los que llegan los pedidos.
- Fuera del alcance: sustituir el ERP y automatizar el transporte.
- Lo que exigiría a la empresa: nombrar un responsable, documentar las excepciones que hoy están en la cabeza de alguien y revisar a diario lo que hace el sistema durante las primeras semanas.
9. Siguiente paso
El informe termina con una decisión que es tuya, sin compromiso. Si decides construir con Nexus, el importe de la auditoría se descuenta del proyecto. Si no, el informe es tuyo y puedes usarlo con quien quieras.
Preguntas frecuentes
¿Son datos reales?
No. La empresa, las personas, los sistemas y todas las cifras de este informe son simulados. No corresponden a ningún cliente de Nexus ni a resultados reales: sirven para enseñar la estructura de lo que entregamos.
¿Cuánto se tarda en hacer un informe así?
Cinco días laborables desde que recibimos la información, una vez firmado el NDA y con el acceso acordado.
¿Puedo ver el informe de un cliente real?
No: los datos de los proyectos reales están bajo NDA y no los publicamos. Cuando un cliente autorice que se publique su caso, lo añadiremos en la página de casos.