La conversación «¿pagamos licencias SaaS o construimos software a medida?» suele resolverse mal. Se decide a corto plazo mirando solo el coste del primer año, sin proyectar el TCO (Total Cost of Ownership) a 5 años. Resultado: empresas que llevan 8 años pagando 6.000-15.000€ al mes en licencias y ya han pagado el equivalente a 5-8 desarrollos a medida.
Aquí va el análisis honesto, con números.
Coste real del SaaS a 5 años (escenario realista)
Empresa de 50 empleados, stack típico:
- CRM (HubSpot Sales Hub Enterprise): 150€/usuario/mes × 25 usuarios = 3.750€/mes = 45.000€/año
- ERP (NetSuite o equivalente): 110€/usuario/mes × 30 usuarios = 3.300€/mes = 39.600€/año
- Marketing automation (Marketo o similar): 25.000€/año
- BI/analytics (Tableau, Looker): 15.000€/año
- Otras herramientas SaaS (Slack, Notion, diseño, etc.): 18.000€/año
Total año 1: 142.600€.
Con incrementos típicos del 8-12% anual (renovaciones, upgrades de plan, nuevos usuarios):
| Año | Coste anual SaaS |
|---|---|
| Año 1 | 142.600€ |
| Año 2 | 156.860€ |
| Año 3 | 172.546€ |
| Año 4 | 189.800€ |
| Año 5 | 208.780€ |
TCO a 5 años del SaaS: ~870.000€.
Y al final del año 5, tu empresa NO posee ningún activo. Si dejas de pagar, pierdes todos los datos en 30-90 días.
Coste real del software a medida bien hecho a 5 años
Escenario: software empresarial a medida que sustituye o complementa el 70-80% de las funcionalidades SaaS de la empresa.
- Año 1 — Construcción inicial: 80.000-150.000€ (arquitectura, núcleo del sistema, primeros módulos críticos, integración con las herramientas que se mantienen)
- Año 2 — Expansión modular: 40.000-70.000€ (módulos adicionales según prioridad)
- Año 3 — Operación supervisada: 20.000-40.000€/año
- Año 4 — Operación supervisada: 20.000-40.000€/año
- Año 5 — Operación supervisada: 20.000-40.000€/año
TCO a 5 años del software a medida: ~180.000-340.000€.
La diferencia
| Modelo | TCO 5 años | Qué te queda |
|---|---|---|
| SaaS enterprise | ~870.000€ | 100% gasto, 0% activo |
| Software a medida | 180.000-340.000€ | Activo propio: código que escribimos y datos tuyos, sin vendor lock-in |
Diferencia: 530.000-690.000€ menos de gasto + un activo propio al final.
Cuándo el SaaS gana
Empresa de menos de 15-20 empleados
El TCO SaaS a esa escala es de 20.000-40.000€ al año. No compensa construir nada.
Procesos genéricos sin diferenciación competitiva
Si tu empresa usa Slack como cualquier otra empresa del mundo, construirte tu propio Slack es absurdo.
Alta rotación o sin equipo técnico para operar el sistema
Sin alguien que mantenga el software a medida internamente, o un proveedor estable a largo plazo, se degrada en 18-24 meses.
Cumplimiento normativo donde el SaaS ya está certificado
Si necesitas SOC 2 Type II y el SaaS ya lo tiene, montártelo por tu cuenta te puede costar 50.000-100.000€ adicionales en auditorías.
Cuándo el software a medida gana claramente
Empresa con 50+ empleados pagando más de 100.000€/año en SaaS
A esa escala, el TCO se inclina rápido hacia construir.
Procesos que son tu ventaja competitiva
Si tu manera de procesar pedidos, atender clientes o gestionar inventario es diferencial, encajar tu operación en un SaaS genérico te quita ventaja.
Necesidades específicas que ningún SaaS cubre bien
Te pasas la vida configurando, exportando a Excel, conectando 8 herramientas con Zapier. Esa es la señal.
Crecimiento de más del 20% anual
Cada vez le sacas menos rendimiento al SaaS por usuario: la curva de coste por usuario en SaaS enterprise juega en tu contra.
El modelo híbrido (lo más común en la realidad)
Pocas empresas serias construyen TODO a medida. La realidad es híbrida: SaaS genéricos para lo genérico (email, Slack, contabilidad si estás en España con normativa local cambiante), software a medida para los 2-4 procesos que son tu ventaja competitiva, y una capa de IA propia que orquesta los dos mundos. Eso es exactamente el tipo de sistema que construimos como software a medida.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta el SaaS a cinco años para una empresa de 50 empleados?
Con un stack típico de CRM, ERP, marketing automation, BI y otras herramientas, este análisis calcula 142.600€ el primer año. Con incrementos anuales del 8-12%, el coste a cinco años ronda los 870.000€. Al terminar, la empresa no posee ningún activo y, si deja de pagar, pierde los datos en 30-90 días.
¿Cuánto cuesta desarrollar software a medida a cinco años?
Según el escenario del artículo, el software a medida que sustituye o complementa el 70-80% de las funcionalidades SaaS cuesta entre 180.000€ y 340.000€ a cinco años. Incluye 80.000-150.000€ de construcción inicial, 40.000-70.000€ de expansión modular y 20.000-40.000€ anuales de operación supervisada durante los tres últimos años.
¿Cuándo compensa más el software a medida que el SaaS?
Compensa claramente en empresas de más de 50 empleados que pagan más de 100.000€ al año en SaaS, cuando los procesos son su ventaja competitiva, cuando ningún SaaS cubre bien sus necesidades o cuando crecen más de un 20% anual. Una señal típica es pasarse la vida configurando, exportando a Excel y conectando herramientas con Zapier.
¿En qué casos es mejor seguir con el SaaS?
El SaaS gana en empresas de menos de 15-20 empleados, donde el coste ronda los 20.000-40.000€ al año, en procesos genéricos sin diferenciación competitiva, cuando no hay equipo técnico para operar el sistema y cuando el SaaS ya tiene certificaciones como SOC 2 Type II. Además, la opción más habitual en la realidad es un modelo híbrido.
Sigue leyendo
- Enjambre de Agentes IA: Qué Es, Cómo Funciona y Por Qué Reemplaza Equipos Enteros en Procesos Repetitivos
- ERP vs software empresarial a medida: cuándo conviene construir el tuyo
- Integrar IA en un Software a Medida: 7 Áreas Donde Realmente Aporta Valor (y 4 Donde No)
- Guía de software empresarial a medida
- Software a medida con IA
- Cuánto cuesta un software a medida